GORONTALO — Universitas Negeri Gorontalo (UNG) resmi menerbitkan kebijakan baru guna mewujudkan tertib administrasi bagi seluruh sivitas akademika yang akan melaksanakan perjalanan dinas atau kegiatan ke luar negeri.

Kebijakan tersebut tertuang dalam Surat Edaran Rektor Nomor 5461 Tahun 2026 yang ditandatangani langsung oleh Rektor UNG, Prof. Dr. Ir. Eduart Wolok, ST., MT, pada tanggal 11 Agustus 2026. Melalui edaran ini, setiap Pegawai (ASN dan non-ASN) serta Mahasiswa diwajibkan untuk memperoleh Surat Persetujuan Sekretariat Negara (SP Setneg) sebelum berangkat ke luar negeri.

Berlaku untuk Semua Sumber Dana dan Beragam Kegiatan Aturan kewajiban pengurusan SP Setneg ini tidak memandang sumber pendanaan. Baik kegiatan tersebut dibiayai oleh pemerintah, anggaran UNG, institusi mitra, sponsor, maupun pembiayaan mandiri, proses perizinan SP Setneg tetap wajib ditempuh.

Bagi mahasiswa, kegiatan yang wajib mengurus izin mencakup berbagai aktivitas, di antaranya kegiatan akademik, kompetisi, pertukaran mahasiswa, konferensi, seminar, penelitian, magang, hingga pengabdian kepada masyarakat. Pihak rektorat mensyaratkan bahwa setiap perjalanan yang diajukan harus memiliki relevansi yang kuat dengan pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi, peningkatan kompetensi, pengembangan kerja sama internasional, dan/atau penguatan reputasi UNG.

Prosedur dan Batas Waktu Pengajuan Secara administratif, pengajuan SP Setneg wajib dilakukan melalui pimpinan fakultas atau unit kerja masing-masing, untuk kemudian diteruskan kepada Kapokja Kerja Sama Luar Negeri dan Layanan Internasional UNG.

Poin krusial dalam aturan baru ini adalah tenggat waktu pengumpulan dokumen. Seluruh dokumen pengajuan SP Setneg harus diterima secara lengkap paling lambat 30 (tiga puluh) hari kerja sebelum tanggal keberangkatan. Jangka waktu ini ditetapkan guna mengakomodasi kelancaran proses verifikasi dan pengusulan perizinan melalui Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) dan Sistem Informasi Perjalanan Dinas Luar Negeri (SIMPEL) Sekretariat Negara.

Rektor UNG menegaskan bahwa dokumen yang tidak lengkap, tidak memenuhi persyaratan administrasi, atau terlambat diserahkan dari batas waktu yang ditentukan tidak dapat diproses lebih lanjut.

Syarat Kelengkapan Dokumen Untuk memandu sivitas akademika, edaran tersebut melampirkan senarai daftar periksa kelengkapan dokumen. Beberapa dokumen pokok yang wajib dipenuhi meliputi:

• Brosur kegiatan dan Undangan/Letter of Acceptance (LoA).

• Surat Tugas yang ditandatangani pimpinan (Rektor/Wakil Rektor untuk dosen/pegawai, dan Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan untuk mahasiswa).

• Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang merincikan urgensi kegiatan, justifikasi peran, analisa biaya, dan rencana tindak lanjut pasca kegiatan.

• Bukti pendaftaran, Jadwal Kegiatan, KTP, Daftar Riwayat Hidup (CV), serta Pasfoto terbaru.

• Surat Pernyataan Berkelakuan Baik dan Tidak Berbuat Cela.

• Surat Keterangan Pembiayaan.

Seluruh dokumen fisik (hardcopy) harus diserahkan kepada operator PDLN UNG, dan dokumen digital (softcopy) wajib diunggah melalui Google Drive sesuai ketentuan penamaan berkas yang telah ditetapkan.